Ihre Dokumente sind noch nicht KI-fähig. So ändern Sie das.
Ein Assistent auf den eigenen Dokumenten klingt einfach: Ordner hineingeben, Frage stellen. In der Praxis bekommen Sie Antworten, die plausibel klingen und knapp falsch sind. Fast immer liegt das nicht am Modell, sondern daran, was hineingegeben wurde.
Das Problem ist das Finden, nicht das Antworten
So ein Assistent arbeitet in zwei Schritten. Zuerst sucht er die Textstellen, die zu Ihrer Frage zu passen scheinen, dann lässt er das Modell aus genau diesen Stellen eine Antwort formulieren. Geht Schritt eins schief, ist Schritt zwei aussichtslos: das Modell gibt sein Bestes mit der falschen Quelle und klingt dabei so überzeugend wie immer. Der ganze Gewinn liegt im Finden.
Eingriff 1: nach Bedeutung schneiden, nicht nach Zeichenzahl
Der Standardweg zerteilt Dokumente in Blöcke fester Zeichenzahl. Damit reißt eine Tabelle in zwei Hälften, eine Aufzählung verliert ihre Einleitung, und die Überschrift, zu der die Regel gehört, verschwindet. Schneiden Sie stattdessen an der Struktur des Dokuments: pro Überschrift, pro Artikel, pro Verfahrensschritt. Bei Versicherungsbedingungen ist das pro Artikel, bei einem Handbuch pro Abschnitt.
Eingriff 2: geben Sie jeder Stelle ihren Kontext zurück
Ein loser Absatz „dies gilt nicht für Teilnehmer unter 18“ ist wertlos. Halten Sie zu jeder Stelle fest, woher sie kommt: Dokumentname, Version, Datum, Überschrift und der Pfad darüber. Dann werden zwei Dinge möglich: Sie können auf Gültigkeit filtern, und Sie können zu jeder Antwort die Quelle zeigen. Diese Quellenangabe ist kein Extra, sie ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das man zu nutzen wagt, und einem, dem niemand vertraut.
Eingriff 3: räumen Sie das Archiv auf, bevor Sie beginnen
Der am meisten unterschätzte Schritt. Fast jeder geteilte Ordner enthält drei Versionen desselben Protokolls, zwei davon veraltet. Ein Mensch erkennt am Dateinamen, welche gilt; das Suchsystem nicht, es findet die alte genauso relevant. Ein Nachmittag Aufräumen und eine Absprache, wo die gültige Version liegt, bringt mehr Qualität als ein teureres Modell.
Eingriff 4: halten Sie fest, was „gut“ heißt
Schreiben Sie dreißig Fragen auf, die Ihr Team wirklich stellt, mit der richtigen Antwort und dem Dokument, in dem sie steht. Diese Liste ist Ihr Maßstab: jede Änderung wird daran gemessen. Messen Sie zwei Dinge getrennt, hat das System das richtige Dokument gefunden, und war die Antwort korrekt. Dann wissen Sie bei einem schlechten Ergebnis sofort, an welcher Seite Sie arbeiten müssen. Und weisen Sie das System ausdrücklich an, „das steht nicht in meinen Dokumenten“ zu sagen; ein Assistent, der nie „ich weiß es nicht“ sagt, erfindet.
Kurz gefasst
Nach Struktur schneiden. Herkunft speichern und als Quelle zeigen. Veraltete Versionen entfernen. Und dreißig Frage-Antwort-Paare festhalten, bevor Sie beginnen. Vier Eingriffe, keiner braucht ein größeres Modell.
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